Процесс управления персоналом
3.x Процесс управления персоналом
Процесс управления персоналом реализован в модуле «Управление персоналом» и обеспечивает ведение единого электронного реестра сотрудников испытательного центра, учёт организационной структуры, контроль квалификации персонала, фиксацию инструктажей, ведение программы наставничества, наблюдений и мониторинга соответствия сотрудников требованиям системы менеджмента качества (СМК) и критериям аккредитации.
Модуль является центром хранения всех данных по сотрудникам, включая личные данные, образование, должностные назначения, полномочия, критерии соответствия, результаты наблюдений и ежегодного мониторинга компетентности.
Создание, изменение и удаление сотрудников в реестре ЛИМС инициируется системой 1С (описано в разделе интеграции). Дополнительные данные, связанные с СМК (наставничество, полномочия, мониторинг и т.д.), заносятся непосредственно пользователями ЛИМС.
Общая схема процесса
-
Приём нового сотрудника — формирование карточки сотрудника, загрузка данных из 1С, заполнение дополнительных полей для Росаккредитации.
-
Проведение инструктажей по ТБ и ПБ — фиксация данных в электронных журналах ЛИМС.
-
Формирование программы наставничества — назначение наставника, сроков, создание план-графика.
-
Присвоение полномочий и критериев соответствия — на основе справочников и должности сотрудника.
-
Ведение обучения — регистрация внешнего и внутреннего обучения, формирование планов и программ.
-
Наблюдение за сотрудником — занесение результатов наблюдений по методикам из ОА.
-
Ежегодный мониторинг компетентности — заполнение обязательных полей и формирование реестра.
-
Хранение всех файлов (приказы, заявления, отчёты, матрица полномочий, карта компетентности).
3.x.1 Управление организационной структурой
Назначение
Поддержка иерархической структуры подразделений ИЦ, включающей: ИЦ → лаборатории → сектора и т.д.
Функции
— создание, редактирование и удаление подразделений;
— указание руководителя и МОЛ;
— прикрепление положения о подразделении;
— отображение численности сотрудников;
— просмотр списка сотрудников подразделения.
Удаление подразделения возможно только при отсутствии сотрудников и дочерних элементов.
Вкладка «Карточка подразделения»
Макет вкладки управление отделами
| № | Поле | Тип | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | Наименование | Строка | Наименование подразделения |
| 2 | Назначение | Текст | Функции и задачи |
| 3 | Вышестоящее подразделение | Ссылка | Построение иерархии |
| 4 | Руководитель | Ссылка | Сотрудник ИЦ |
| 5 | МОЛ | Ссылка | Материально-ответственное лицо |
| 6 | Положение | Файл | Документ-положение о подразделении |
3.x.2 Управление сотрудниками
В реестре сотрудников каждая строка представляет одного сотрудника.
Создание новой записи возможно автоматически (по интеграции с 1С) или вручную.
Структура карточки сотрудника
Карточка содержит вкладки:
-
Общая информация
- Наставничество
- Полномочия
- Образование
- Мероприятия
-
Файлы документов
-
Обучение
-
Наблюдения
-
Мониторинг
Вкладка “Общая информация”
Макет вкладки общая информация и График наставничества
| № | Поле | Тип |
Описание
|
|---|---|---|---|
| 1 | Фамилия | Строка | Из 1С |
| 2 | Имя | Строка | Из 1С |
| 3 | Отчество | Строка | Из 1С |
| 4 | Адрес проживания | Строка | — |
| 5 | Электронная почта | Строка | — |
| 6 | Телефон служебный | Строка | — |
| 7 | Телефон личный | Строка | — |
| 8 | ИНН | Строка | — |
| 9 | СНИЛС | Строка | Уникальный ключ |
| 10 | Подразделение | Ссылка | Справочник подразделений |
| 11 | Должность | Ссылка | Справочник должностей |
| 12 | Признак руководителя | Флаг | — |
| 13 | Признак МОЛ | Флаг | — |
| 14 | Вид образования | Ссылка | Справочник видов образования |
| 15 | Дата приёма | Дата | — |
| 16 | Дата назначения на должность | Дата | — |
| 17 | Испытательный срок | Число/дата | — |
История всех изменений подразделений и должностей сохраняется во вкладке «История сотрудника».
3.x.3 Вкладка “Образование”
Макет вкладки Образование
Содержит список документов об образовании сотрудника.
| № | Поле | Тип | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | Учебное заведение | Ссылка | Справочник учебных заведений |
| 2 | Специальность | Ссылка | Справочник специальностей |
| 3 | Дата окончания | Дата | — |
| 4 | Номер документа | Строка | — |
| 5 | Вид образования | Ссылка | Заполняется автоматически по правилу выбора максимального уровня |
| 6 | Файл документа | Файл | Скан-копия |
3.x.4 Вкладка “Файлы документов”
Хранит документы, связанные с кадровым учётом:
— заявление о приёме;
— приказ о назначении;
— распоряжение о наставничестве;
— отчёт по наставничеству;
— матрица полномочий;
— карта компетентности;
— договоры и прочие файлы.
| № | Поле | Тип |
|---|---|---|
| 1 | Наименование документа | Строка |
| 2 | Дата | Дата |
| 3 | Файл | Файл |
3.x.5 Вкладка “Мероприятия”
Макет вкладки Мероприятия
Типизированный список событий:
— инструктажи ТБ и ПБ;
— отпуск;
— болезнь;
— командировка.
| № | Поле | Тип |
|---|---|---|
| 1 | Тип мероприятия | Выбор |
| 2 | Дата начала | Дата |
| 3 | Длительность | Число |
| 4 | Документ назначения | Файл |
| 5 | Документ результата | Файл |
Удаление мероприятия фиксируется в таблице «История».
3.x.6 Вкладка “Обучение”
Отражает внутренние и внешние курсы.
| № | Поле | Тип |
|---|---|---|
| 1 | Тема | Текст |
| 2 | Дата | Дата |
| 3 | Лектор | Строка |
| 4 | Файл программы обучения | Файл |
| 5 | Оценка | Число |
3.x.7 Вкладка “Наставничество”
Содержит план-график стажировки.
| № | Поле | Тип |
|---|---|---|
| 1 | Дата распоряжения | Дата |
| 2 | Период наставничества | Даты |
| 3 | Наставник | Ссылка |
| 4 | План обучения | Список |
| 5 | Файлы | Файлы |
3.x.8 Вкладка “Полномочия”
Макет вкладки
Содержит перечень полномочий, назначаемых сотруднику.
Каждое полномочие связано со списком критериев соответствия.
| № | Поле | Тип |
|---|---|---|
| 1 | Полномочие | Ссылка |
| 2 | Критерии соответствия | Список |
| 3 | Оценка выполнения | Число |
| 4 | Дата оценки | Дата |
3.x.9 Вкладка “Наблюдения”
Используется заведующим лабораторией для фиксации результатов наблюдений.
| № | Поле | Тип |
|---|---|---|
| 1 | Методика (ОА) | Ссылка |
| 2 | Метод наблюдения | Ссылка |
| 3 | Дата наблюдения | Дата |
| 4 | Результат | Выбор |
| 5 | Комментарий | Текст |
После заполнения формируется печатная форма Журнала наблюдений.
3.x.10 Вкладка “Мониторинг”
Заполняется специалистом по СМК ежегодно для всех сотрудников.
| № | Поле | Тип |
|---|---|---|
| 1 | Соответствие образования | Да/Нет |
| 2 | Соответствие опыта | Да/Нет |
| 3 | Наличие несоответствий | Да/Нет |
| 4 | Обратная связь сотрудника | Текст |
| 5 | Обратная связь заведующего | Текст |
| 6 | Вывод | Ссылка |
После заполнения формируется печатная форма Реестра мониторинга.
Завершение процессов
После выполнения всех действий по карточке сотрудника:
— сведения сохраняются в реестре сотрудников;
— все файлы прикреплены;
— обновления отражаются в журналах наблюдений и мониторинга;
— формируются необходимые печатные формы.